PDF-Dateien schützen – Anleitung
- Ziehen Sie die PDF-Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie, um Dateien auszuwählen.
- Geben Sie im Feld „Passwort“ das gewünschte Passwort zum Schutz der PDF-Datei ein.
- Geben Sie bei Bedarf ein „Besitzerpasswort“ ein. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird dasselbe Passwort verwendet.
- Legen Sie die Berechtigungen für Drucken, Kopieren und Bearbeiten fest. Um eine Aktion zu sperren, deaktivieren Sie die entsprechende Option.
- Klicken Sie auf „PDF schützen“ – die geschützte Datei wird automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen.
PDF verschlüsseln und mit Passwort schützen
PDF-Dateien werden häufig weitergegeben, obwohl nicht jeder Empfänger sämtliche Aktionen mit dem Dokument ausführen soll. Mit Konvertus können Sie ein PDF verschlüsseln, ein Passwort festlegen und zusätzlich bestimmen, ob Drucken, Kopieren und Bearbeiten erlaubt sind. Die einzelnen Berechtigungen lassen sich unabhängig voneinander einstellen.
So können Sie beispielsweise ein Dokument zum Lesen freigeben und gleichzeitig Änderungen oder das Kopieren von Inhalten einschränken. In einem anderen Fall kann nur ein Passwort für das Öffnen erforderlich sein, während Drucken, Kopieren und Bearbeiten weiterhin erlaubt bleiben.
Die Verarbeitung erfolgt direkt auf dem Gerät, ohne dass die PDF-Datei auf den Konvertus-Server hochgeladen wird. Nach dem Schutz wird die fertige Datei automatisch heruntergeladen.
Welche Möglichkeiten zum Schutz einer PDF gibt es?
Auf der Seite stehen neben dem Passwort drei separate Berechtigungen zur Verfügung:
- Drucken erlauben;
- Kopieren erlauben;
- Bearbeiten erlauben.
Ist eine Option aktiviert, bleibt die entsprechende Aktion erlaubt. Soll eine Aktion eingeschränkt werden, deaktivieren Sie die jeweilige Option vor der Verarbeitung.
Wer beispielsweise ein PDF vor dem Bearbeiten schützen möchte, deaktiviert „Bearbeiten erlauben“. Drucken und Kopieren können gleichzeitig erlaubt bleiben. Dadurch müssen nicht alle Funktionen eines Dokuments gesperrt werden, wenn nur Änderungen verhindert werden sollen.
Die Einstellungen können frei kombiniert werden. So lässt sich das Drucken erlauben, während Kopieren und Bearbeiten eingeschränkt werden. Ebenso kann nur das Bearbeiten deaktiviert werden.
PDF mit einem Passwort schützen
Das Feld „Passwort“ dient dazu, ein Passwort für den Zugriff auf die PDF-Datei festzulegen. Nach der Verarbeitung wird dieses Passwort beim Öffnen des geschützten Dokuments benötigt.
Wenn Sie ein PDF mit Passwort schützen möchten, fügen Sie zunächst die Datei hinzu und geben Sie das gewünschte Passwort ein. Anschließend können Sie die Berechtigungen für Drucken, Kopieren und Bearbeiten festlegen. Mit einem Klick auf „PDF schützen“ wird die Datei verarbeitet und danach automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
Bewahren Sie das verwendete Passwort auf. Wenn Sie die geschützte Datei an eine andere Person senden, benötigt diese das Passwort ebenfalls, um das Dokument öffnen zu können.
Das Passwort zum Öffnen und die Berechtigungen erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben: Das Passwort regelt den Zugriff auf die Datei, während die Berechtigungen bestimmen, welche Aktionen nach dem Öffnen möglich sind.
Wofür wird das Besitzerpasswort verwendet?
Neben dem normalen Passwort gibt es das Feld „Besitzerpasswort“. Dieses Passwort ist mit den Berechtigungen des PDF-Dokuments verbunden.
Die Eingabe ist optional. Bleibt das Feld leer, wird automatisch dasselbe Passwort verwendet, das im normalen Passwortfeld eingetragen wurde. Dieser Hinweis wird auch direkt unter dem Feld auf der Seite angezeigt.
Ein separates Besitzerpasswort ist sinnvoll, wenn der Zugriff auf das Dokument und die Verwaltung der Einschränkungen voneinander getrennt werden sollen. Das normale Passwort wird zum Öffnen verwendet, während das Besitzerpasswort mit den festgelegten Berechtigungen verbunden ist.
Wenn keine Trennung notwendig ist, kann das Feld für das Besitzerpasswort einfach leer bleiben.
PDF vor dem Kopieren schützen
Nicht jedes PDF, das weitergegeben wird, soll das normale Kopieren seines Inhalts erlauben. Manchmal darf ein Empfänger das Dokument lesen oder ausdrucken, während das Kopieren von Text und anderen Inhalten eingeschränkt werden soll.
Wenn Sie ein PDF vor Kopieren schützen möchten, deaktivieren Sie vor der Verarbeitung die Option „Kopieren erlauben“. Die Einstellungen für Drucken und Bearbeiten bleiben davon unabhängig.
Soll das Dokument weiterhin gedruckt werden können, lassen Sie „Drucken erlauben“ aktiviert. Wenn zusätzlich Änderungen verhindert werden sollen, deaktivieren Sie auch „Bearbeiten erlauben“.
Nach der Verarbeitung enthält das PDF die ausgewählte Einschränkung. PDF-Programme, die diese Berechtigungen berücksichtigen, stellen die normale Kopierfunktion für entsprechend geschützte Inhalte nicht zur Verfügung.
Eine solche Einschränkung ist allerdings kein vollständiger Schutz gegen jede denkbare Methode, sichtbare Informationen zu übernehmen. Sie verhindert beispielsweise keine Bildschirmaufnahme. Die Einstellung legt die im PDF vorgesehene Berechtigung zum Kopieren fest.
PDF vor Kopieren und Bearbeiten schützen
Soll ein Dokument gelesen werden können, während sowohl Kopieren als auch Änderungen eingeschränkt sind, müssen zwei Berechtigungen deaktiviert werden.
Um ein PDF vor Kopieren und Bearbeiten schützen zu können, deaktivieren Sie „Kopieren erlauben“ und „Bearbeiten erlauben“. Die Druckfunktion kann unabhängig davon aktiviert bleiben oder ebenfalls ausgeschaltet werden.
Dadurch lässt sich der Zugriff auf das Dokument erhalten und gleichzeitig einschränken, wie mit seinem Inhalt gearbeitet werden kann. Zusätzlich kann ein Passwort für das Öffnen festgelegt werden.
Prüfen Sie vor der Verarbeitung alle drei Optionen. Ein aktiviertes Kontrollkästchen bedeutet, dass die jeweilige Aktion erlaubt bleibt. Für eine Einschränkung muss die entsprechende Option deaktiviert sein.
Kann auch das Drucken einer PDF eingeschränkt werden?
Ja. Die Druckberechtigung wird unabhängig von Kopieren und Bearbeiten eingestellt. Soll das Dokument nur auf dem Bildschirm betrachtet und nicht gedruckt werden, deaktivieren Sie „Drucken erlauben“.
Muss der Empfänger das Dokument ausdrucken können, bleibt die Option aktiviert. Kopieren und Bearbeiten können trotzdem separat eingeschränkt werden.
So kann ein PDF beispielsweise geöffnet und gedruckt werden, während Kopieren und Änderungen nicht erlaubt sind. Ebenso ist es möglich, nur die Bearbeitung zu sperren und die beiden anderen Aktionen weiterhin zuzulassen.
PDF online verschlüsseln
Wer ein PDF online verschlüsseln möchte, kann die Datei in den Upload-Bereich ziehen oder sie auf dem Gerät auswählen. Danach werden das Passwort, bei Bedarf das Besitzerpasswort und die gewünschten Berechtigungen festgelegt.
Die Datei wird ohne Upload auf den Konvertus-Server verarbeitet. Nach der Auswahl aller Einstellungen klicken Sie auf „PDF schützen“. Die geschützte Datei wird anschließend automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
Eine separate Ergebnisseite oder ein zusätzlicher Download-Button ist nicht erforderlich.
Vor dem Versenden ist es sinnvoll, die heruntergeladene Datei selbst zu öffnen. So können Sie prüfen, ob das festgelegte Passwort funktioniert und die gewünschten Berechtigungen
PDF verschlüsseln und mit Passwort schützen
PDF-Dateien enthalten häufig Dokumente, die weitergegeben werden sollen, ohne dass jeder Empfänger uneingeschränkt auf alle Funktionen zugreifen kann. Mit Konvertus können Sie ein PDF schützen, ein Passwort festlegen und separat bestimmen, ob Drucken, Kopieren und Bearbeiten erlaubt sein sollen.
Der Schutz lässt sich an die jeweilige Datei anpassen. Soll ein Dokument nur gelesen werden, können Kopieren, Bearbeiten und Drucken deaktiviert werden. Sollen Empfänger die PDF-Datei zwar ausdrucken, aber nicht verändern können, bleiben nur die dafür benötigten Berechtigungen aktiviert.
Wenn Sie ein PDF verschlüsseln, können Sie zusätzlich ein Passwort für das Öffnen festlegen. Die Verarbeitung erfolgt direkt auf dem Gerät, ohne dass die PDF-Datei auf den Konvertus-Server hochgeladen wird. Nach dem Schutz wird die fertige Datei automatisch heruntergeladen.
Welche Schutzmöglichkeiten gibt es für PDF-Dateien?
Konvertus bietet neben dem Passwort drei separat einstellbare Berechtigungen:
- Drucken erlauben;
- Kopieren erlauben;
- Bearbeiten erlauben.
Ist eine Option aktiviert, bleibt die entsprechende Aktion erlaubt. Soll eine Aktion eingeschränkt werden, deaktivieren Sie die jeweilige Einstellung vor der Verarbeitung.
Dadurch müssen nicht automatisch alle Funktionen einer PDF-Datei gesperrt werden. Sie können beispielsweise das Drucken erlauben und gleichzeitig Kopieren und Bearbeiten deaktivieren. Ebenso ist es möglich, lediglich Änderungen am Dokument zu verhindern und die übrigen Funktionen verfügbar zu lassen.
Die Einstellungen werden vor dem Klick auf „PDF schützen“ vorgenommen und anschließend auf die heruntergeladene Datei angewendet.
PDF mit Passwort schützen
Das Feld „Passwort“ dient dazu, ein Kennwort für das Öffnen der PDF-Datei festzulegen. Nach der Verarbeitung muss dieses Passwort eingegeben werden, um auf den Inhalt des geschützten Dokuments zugreifen zu können.
Wenn Sie ein PDF mit Passwort schützen möchten, fügen Sie die Datei hinzu, geben das gewünschte Passwort ein und legen anschließend die Berechtigungen für Drucken, Kopieren und Bearbeiten fest. Mit einem Klick auf „PDF schützen“ wird die Datei verarbeitet und automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
Das verwendete Passwort sollte sicher aufbewahrt werden. Wenn Sie die geschützte Datei an eine andere Person senden, benötigt auch diese das Passwort, um das Dokument zu öffnen.
Passwort und Berechtigungen erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben. Das Passwort kontrolliert den Zugang zur Datei. Die Berechtigungen bestimmen, welche Aktionen nach dem Öffnen der PDF möglich sein sollen.
Wofür wird das Besitzerpasswort verwendet?
Neben dem normalen Passwort gibt es bei Konvertus ein Feld für das „Besitzerpasswort“. Dieses Passwort ist mit den Berechtigungen der geschützten PDF-Datei verbunden.
Die Angabe ist optional. Bleibt das Feld leer, wird dasselbe Passwort verwendet, das im normalen Passwortfeld angegeben wurde. Das wird auch direkt unter dem Eingabefeld angezeigt.
Ein separates Besitzerpasswort ist sinnvoll, wenn der Zugang zum Dokument und die Verwaltung seiner Einschränkungen getrennt werden sollen. Ist eine solche Trennung nicht erforderlich, kann das Feld einfach leer bleiben.
Vor dem Schutz der Datei sollten beide Passwortfelder sowie die gewählten Berechtigungen noch einmal überprüft werden.
PDF vor dem Bearbeiten schützen
Nicht jede Person, die ein Dokument öffnen kann, soll dessen Inhalt auch verändern dürfen. Dafür kann die Bearbeitungsberechtigung separat deaktiviert werden.
Wenn Sie ein PDF vor dem Bearbeiten schützen möchten, entfernen Sie das Häkchen bei „Bearbeiten erlauben“. Die Optionen „Drucken erlauben“ und „Kopieren erlauben“ können unabhängig davon aktiviert bleiben.
So lässt sich beispielsweise ein Dokument erstellen, das geöffnet, gelesen, gedruckt und kopiert werden kann, dessen Inhalt aber nicht bearbeitet werden soll. Soll zusätzlich das Kopieren eingeschränkt werden, kann auch diese Berechtigung deaktiviert werden.
Die verschiedenen Optionen ermöglichen es, den Schutz genau an die gewünschte Nutzung des Dokuments anzupassen.
PDF vor Kopieren schützen
Bei manchen Dokumenten soll der Inhalt lesbar bleiben, aber nicht über die normale Kopierfunktion übernommen werden können. Dafür gibt es die Einstellung „Kopieren erlauben“.
Um ein PDF vor Kopieren schützen zu können, deaktivieren Sie diese Option vor der Verarbeitung. Drucken und Bearbeiten können dabei unabhängig voneinander erlaubt oder eingeschränkt werden.
Nach dem Schutz enthält das PDF die gewählte Kopierbeschränkung. PDF-Programme, die diese Berechtigungen berücksichtigen, sollen die normale Kopierfunktion für den entsprechend geschützten Inhalt nicht bereitstellen.
Eine solche Einstellung ist allerdings kein absoluter Schutz gegen jede denkbare Möglichkeit, sichtbare Informationen zu übernehmen. Sie verhindert beispielsweise nicht automatisch einen Screenshot oder die Erkennung von sichtbarem Text mit anderen Werkzeugen. Die Einstellung dient dazu, die für PDF vorgesehenen Kopierberechtigungen festzulegen.
Kopieren und Bearbeiten gleichzeitig verhindern
Soll eine Datei gelesen werden können, während sowohl Kopieren als auch Änderungen eingeschränkt sind, müssen beide entsprechenden Optionen deaktiviert werden.
Um ein PDF vor Kopieren und Bearbeiten schützen zu können, entfernen Sie die Häkchen bei „Kopieren erlauben“ und „Bearbeiten erlauben“. Ob das Drucken weiterhin möglich sein soll, entscheiden Sie separat.
Zusätzlich kann ein Passwort für das Öffnen der PDF-Datei festgelegt werden. Auf diese Weise lässt sich sowohl der Zugang zum Dokument als auch die Nutzung nach dem Öffnen konfigurieren.
Prüfen Sie vor der Verarbeitung immer den Zustand aller drei Optionen: Eine aktivierte Option bedeutet, dass die jeweilige Aktion weiterhin erlaubt wird.
Drucken einer geschützten PDF-Datei einschränken
Auch die Druckberechtigung wird unabhängig von Kopieren und Bearbeiten eingestellt. Soll das Dokument nur auf dem Bildschirm gelesen werden können, deaktivieren Sie „Drucken erlauben“.
Muss der Empfänger das PDF ausdrucken können, bleibt diese Einstellung aktiviert. Kopieren und Bearbeiten lassen sich trotzdem einschränken.
So sind unterschiedliche Kombinationen möglich: Ein PDF kann beispielsweise gedruckt, aber nicht bearbeitet oder kopiert werden. Es kann auch nur die Bearbeitung deaktiviert werden, während Drucken und Kopieren weiterhin möglich bleiben.
Damit muss der Schutz nicht für jede Datei gleich aussehen, sondern kann entsprechend der gewünschten Nutzung eingestellt werden.
PDF online verschlüsseln und automatisch herunterladen
Wenn Sie ein PDF online verschlüsseln möchten, ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie dort, um sie auf dem Gerät auszuwählen. Danach geben Sie das Passwort ein, legen bei Bedarf ein Besitzerpasswort fest und konfigurieren die Berechtigungen.
Die Verarbeitung findet statt, ohne dass die PDF-Datei auf den Konvertus-Server hochgeladen wird. Nach einem Klick auf „PDF schützen“ wird die geschützte Datei automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
Eine zusätzliche Download-Seite ist nicht erforderlich. Nach dem Herunterladen können Sie die Datei öffnen und kontrollieren, ob das Passwort und die ausgewählten Einschränkungen wie gewünscht angewendet wurden.
Wer ein PDF online schützen möchte, kann damit sowohl den Zugang per Passwort als auch die Berechtigungen für den bereits geöffneten Inhalt festlegen.
Was passiert nach dem Schutz der PDF?
Die geschützte Datei bleibt ein PDF-Dokument und kann gespeichert, versendet und mit dafür vorgesehenen Programmen geöffnet werden. Geändert werden die beim Schutz festgelegten Zugriffs- und Nutzungsparameter.
Wurde ein Passwort eingerichtet, muss es beim Öffnen angegeben werden. Sind Kopieren, Bearbeiten oder Drucken deaktiviert, berücksichtigen Programme, die PDF-Berechtigungen unterstützen, diese Einschränkungen.
Deshalb sollte bereits vor der Verarbeitung entschieden werden, welche Aktionen der Empfänger tatsächlich benötigt. Wenn ein Dokument ausschließlich gelesen werden soll, können alle drei zusätzlichen Berechtigungen deaktiviert werden. Muss es auch ausgedruckt werden, bleibt die Druckoption aktiv.
Passwortschutz und Berechtigungen ersetzen außerdem nicht die Entscheidung, an wen eine Datei weitergegeben wird. Einschränkungen innerhalb eines PDFs und die Kontrolle über die Weitergabe des Dokuments sind zwei unterschiedliche Dinge.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen?
Fügen Sie die PDF-Datei hinzu, geben Sie ein Passwort ein, wählen Sie die gewünschten Berechtigungen und klicken Sie auf „PDF schützen“. Die fertige Datei wird automatisch heruntergeladen.
Was ist der Unterschied zwischen Passwort und Besitzerpasswort?
Das normale Passwort wird für den Zugang zum Dokument verwendet. Das Besitzerpasswort ist mit den Berechtigungen der PDF-Datei verbunden. Bleibt das entsprechende Feld leer, wird dasselbe Passwort verwendet.
Wie verhindere ich das Bearbeiten einer PDF-Datei?
Deaktivieren Sie vor der Verarbeitung die Option „Bearbeiten erlauben“. Drucken und Kopieren können weiterhin aktiviert bleiben.
Wie verhindere ich das Kopieren aus einer PDF?
Deaktivieren Sie „Kopieren erlauben“. Nach der Verarbeitung enthält das Dokument die entsprechende Kopierbeschränkung.
Kann ich Kopieren und Bearbeiten gleichzeitig sperren?
Ja. Deaktivieren Sie sowohl „Kopieren erlauben“ als auch „Bearbeiten erlauben“. Die Druckberechtigung kann separat eingestellt werden.
Kann ich das Drucken der PDF-Datei verhindern?
Ja. Entfernen Sie das Häkchen bei „Drucken erlauben“, bevor Sie auf „PDF schützen“ klicken.
Wie öffne ich eine passwortgeschützte PDF?
Wenn ein Passwort zum Öffnen festgelegt wurde, geben Sie dieses beim Öffnen der Datei im verwendeten PDF-Programm ein.
Wird die geschützte PDF automatisch heruntergeladen?
Ja. Nach dem Klick auf „PDF schützen“ und der Verarbeitung wird die fertige Datei automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
Wird meine PDF auf den Server hochgeladen?
Nein. Die Verarbeitung erfolgt, ohne dass die PDF-Datei auf den Konvertus-Server hochgeladen wird.
Verhindert der Kopierschutz jede Möglichkeit, Inhalte zu übernehmen?
Nein. Die Einstellung beschränkt die normale Kopierfunktion in Programmen, die PDF-Berechtigungen berücksichtigen. Externe Möglichkeiten wie Screenshots werden dadurch nicht verhindert.